Виды круглых печатей организации
В зависимости от своего типа и предназначения, существуют различные виды круглых печатей организации. Они делятся на гербовые печати, основные и вспомогательные.
- Гербовую печать с изображением государственного герба РФ, имеют право использовать только те учреждения, которые перечислены в ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
- Основная круглые печати организации предназначена для удостоверения подлинности документов, в том числе личную подпись руководителя. Но как правило, обычно для своей деятельности организации бывает недостаточно основной печати руководителя.
- Для этого изготавливают вспомогательные штампы, которые предназначены для различных целей, в зависимости от нужд учреждения: для бухгалтерии, для кадров, для справок, а также угловые штампы с реквизитами предприятия, маркировочные штампы и т.д.
Все вышеперечисленные виды круглых печатей и штампов, вне зависимости от своего назначения, утверждаются соответствующим Приказом, с составлением списка документов, которые необходимо заверять тем или иным оттиском.
Напомним, что в апреле этого года была внесена поправка в ФЗ РФ о том, что учреждения теперь вправе работать без круглых печатей. Но как показывает практика, ни одна организация не может быть юридически полноценным партнером, не используя данный реквизит в своей работе.
Всегда найдется какой-либо документ, одним из требований в оформлении которого будет наличие оттиска. В связи с вышесказанными изменениями в законодательстве, теперь в Уставе учреждений обязательно должно быть прописано наличие или отсутствие печати на предприятии. Если таковая имеется, далее составляется Приказ об ее изготовлении и использовании на предприятии.
Образец приказа ответственного за круглую печать организации
Изготовление, учет, хранение, передача и уничтожение штемпельных изделий организации – все эти процессы четко регламентированы Положением о печати.
На основании вышеуказанного Положения руководитель обязан издать Приказ, в котором необходимо назначить ответственного за учет и хранение штампов предприятия. Сотрудник, ответственный по Приказу за штемпельные изделия организации, обязан вести их учет в специальном журнале, где в отдельных графах указывается: название штампа и дата его поступления, ставится четкий образец его оттиска, далее указывается дата и подпись сотрудника, кому был передан штамп, также в отдельной графе указывается дата и результаты периодических проверок на наличие и состояние штемпельного изделия.
Где хранится круглая печать организации
Гербовая или основная печать организации, согласно Положению и Приказу, должна находиться непосредственно у руководителя учреждения и обязательно храниться в сейфе. Он лично несет за нее ответственность. При его отсутствии, в случае острой необходимости, ей может воспользоваться его заместитель, либо другой сотрудник, при оформлении соответствующих документов (расписки или акта передачи).
Вспомогательные штампы, прописанные в Приказе, находятся у ответственного за их хранение сотрудника в сейфе, либо в закрывающихся на ключ столах.
По всем штемпельным изделиям учреждения, без исключений, согласно Приказу, ведется четкий контроль. Для этого время от времени, распоряжением или приказом директора, создаются специальные комиссии, которые проверяют по списку их наличие, рабочее состояние, а также условия хранения. В случае, если штамп вышел из строя и дальнейшее использование его невозможно, он подлежит уничтожению.
По результатам таких периодических проверок на наличие, хранение и пригодность штампов, составляется акт, который также подписывает директор, а в случае необходимости принимаются меры. В этих случаях руководитель обязан издать Приказ об уничтожении непригодных к дальнейшему использованию штемпельных изделий, а вместо старых, согласно одному из пунктов Приказа, изготавливают новые.
Такого рода комиссия создается также для приема – передачи штампов в случае увольнения или перевода в другую организацию ответственного работника, ответственного за их содержание и хранение. С последующим составлением акта приема-передачи штемпельных изделий.
