Положение о круглых печатях и штампах организации образец
Самое первое Положение о круглых печатях организаций появилось почти 50 лет назад. Это была запись в ЕГСД (единой системе делопроизводства), где прописанный порядок эксплуатации штемпельных изделий в организациях, способствовал усовершенствованию работы канцелярии и налаживанию порядка в системе хранения, учета и использования штемпельных изделий учреждений. С тех пор порядок этот почти не изменился, а его использование не утратило своей актуальности и по сегодняшний день.
Для вступления Положения в законную силу и его использования, он надлежит утверждению Приказом «Об утверждении положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов». Приказ о печати организации, образец которого представлен ниже, должен обеспечить исполнение требований, прописанных в тексте Положения.
В Положении о печати организации (образец) необходимо указать следующее:
- На основании чего сформирован документ
- Основные термины и их расшифровка
- Подробная опись штемпельных изделий, используемых в организации
- Список используемых документов, на которых необходимо размещения того или иного оттиска
- Кому из работников поручается хранение, учет и использование
- В каких случаях предусматривают уничтожения клише
- Порядок действий при уничтожении, перечень необходимых документов
- Порядок действий при необходимости изготовления нового штампа
- Ответственность за использование поддельных оттисков
- защита штемпельных изделий
Виды штемпельных изделий в организациях, их хранение и использование
Основываясь на принятом Положении, как правило, отвечает за хранение печати организации, и ее использования директор учреждения, либо начальник отдела. Передача ее другому работнику возможна только при наличии расписки или акта передачи. Если директор назначает ответственным за хранение другого сотрудника, об этом должен быть издан соответствующий Приказ.
В зависимости от своего использования, печать может быть основной и вспомогательной. Оттиски первой используются при удостоверении подлинности документа. Вспомогательные обычно содержат всяческие дополнительные сведения: название организации, номер отдела или подразделения или вид предназначения (например: для справок, для документов и др.). Такими печатями заверяются справки, различные копии и выписки из документов и т.д.
В современных организациях возможно использование несколько видов штампов. Штампом называют оттиск, имеющий прямоугольную форму. Они также различаются и используются по своему предназначению. Бывают: угловые, регистрационные, маркировочные, штампы обозначающие степень секретности, а также указывающие реквизиты предприятия и др.
Возможно Вас заинтересует — заказать печать для ИП в Москве
Вести учет печатей и штампов должен сотрудник, который был указан ответственным лицом в Положении. Учет ведется с помощью отдельного журнала, где строго прописывается:
- наименование штампа, число его поступления в организацию
- прилагается образец оттиска данного изделия
- в какое отделение был отдан, ФИО получившего сотрудника
- его роспись в принятии
- результаты проверок на наличие штампа в определенные интервалы времени
Важные, в том числе и гербовые печати хранятся и используются руководителем организации. При необходимости он может доверить ее другому сотруднику, но строго под расписку.
Для необходимого контроля за состоянием штампов, их учета и использования, иногда создаются специальные комиссии для осуществления ревизий. Затем создается акт должного образца. В случае увольнения сотрудника, ответственного за хранение и учет штампов, также необходимо провести ревизию, с дальнейшей передачей подотчетных материальных ценностей организованной комиссии. В этом случае также заполняется акта приема-передачи. Далее приказом назначается другое ответственное лицо.
